Vacature: Office Manager

Wij zijn op zoek naar een Office Manager die ons kan ondersteunen op allerlei vlakken! Vind jij het leuk om diverse uiteenlopende werkzaamheden te combineren, de directie te ‘ontzorgen’ en collega’s te helpen met allerlei project- en procesmatige werkzaamheden? Lees dan snel verder!

Over ZRi

Wij zijn een bouwadviesbureau. Dagelijks werken wij vanuit onze vestiging in Den Haag met een groep van ruim twintig jonge en gedreven collega’s aan toonaangevende bouwprojecten in Nederland. Wij adviseren zowel in het bouwproces als over de bouwtechniek. Dit doen wij met veel enthousiasme, betrokkenheid en kwaliteitsgerichtheid.

Buiten werktijd vinden er bij ons ook voldoende activiteiten plaats. Op vrijdagmiddag borrelen we met elkaar, in de zomer BBQ’en we aan het strand, in de winter is het skiweekend en er worden leuke teamuitjes en interessante projectbezoeken georganiseerd.  

Een kijkje in jouw rol….

Je begint de dag met een kop koffie, neemt de dag door met het secretariaat en gaat vervolgens aan de slag met het voorbereiden van het maandelijkse projectleiders overleg (PLO). Je zorgt dat de stukken ter voorbereiding klaarliggen voor de directie en klaar staan voor de presentatie. Tijdens het PLO draag je zorg voor de notulen en heb je input op de voor jou relevante agendapunten, zoals marketing & communicatie, huisvesting en tenders. 

Om 12.30 uur lunch je gezellig met alle collega’s aan tafel en maak je een wandeling door de mooie Archipelbuurt. In de middag overleg je met de webredactie welke social media acties deze week op het programma staan en of er nog punten ter verbetering zijn voor de website. O ja, een heel belangrijk en leuk project, je bent bezig met het vormgeven van een nieuwe website. Dit doe je in nauwe samenwerking met onze externe websitedesigner en webdeveloper. 

Na dit overleg is het tijd om aan de slag te gaan met het schrijven en plaatsen van een actueel item op de website, Twitter en LinkedIn. Daarna bekijk je de binnengekomen tenders en zet je mogelijk interessante tenders uit in het tenderteam. Voor een tender waar we voor in willen schrijven, zorg je dat de documenten ingevuld zijn en klaarliggen voor ondertekening. Je houdt het verloop van het verdere proces nauwlettend in de gaten. Naar aanleiding van feedback van een opdrachtgever besluit je een aanpassing te doen in het kwaliteitsmanagementsysteem. Je stemt dit af met de directie. De maandag is alweer voorbij. Een goede start en voorbereiding voor de rest van de week. 

Als Office Manager houd je je bezig met kwaliteitsmanagement, marketing & communicatie, aanbestedingsprocedures, bureaudocumentatie, verslaglegging van diverse overleggen, telefonie, agendabeheer van de directie, et cetera. 

Een brede en veelzijdige rol voor iemand die graag betrokken is in alle gelederen van de organisatie en die het leuk vindt om allerlei zaken op te pakken. Er is in deze functie veel ruimte voor eigen initiatief om de functie verder vorm te geven en in te vullen. Je werkt samen met het secretariaat en bij afwezigheid van het secretariaat (op vrijdag en in vakanties) voer je diverse secretariële taken uit. 

De ideale kandidaat

Deze dynamische functie vraagt om een flexibele en zelfstandige instelling. Je bent een verbindende factor, hebt een natuurlijke interesse in mensen en processen en bent een echte teamspeler. Je bewaakt het overzicht en ondersteunt ons in het dagelijkse reilen en zeilen van ons kantoor. 

Beschik jij over een afgeronde HBO-opleiding, kan je goed zelfstandig werken en heb je aan een half woord genoeg? Ben je proactief, enthousiast en resultaatgericht? Reageer dan snel en stuur jouw motivatie en CV naar Ingrid van Rosmalen via vanrosmalen@zri.nl of neem contact op via 06-13233464.