In het kader van actie 19 uit de Actieagenda Beter Aanbesteden heeft Bouwend Nederland een handreiking opgesteld voor aanbestedende diensten en ondernemers met praktische tips voor betere communicatie onderling.

ZRi heeft een goede communicatie in aanbestedingen hoog in het vaandel staan. Met een aanbesteding worden vraag en aanbod bij elkaar gebracht. Als de vraag onduidelijk is, kan de markt daar onmogelijk goed op reageren. Een goede match tussen vraag en aanbod is dan een toevalstreffer. Wij gaan voor een doelbewust schot in de roos, in plaats van een toevalstreffer!

Hoe doen wij dat? De vraagstelling moet duidelijk zijn voor de markt. Dat begint met goede selectie- en aanbestedingsstukken. Vragen daarover zullen er echter altijd zijn. Die vragen beantwoorden wij zo goed en zo snel mogelijk. Een marktpartij met een kluitje het riet in sturen (‘zie bestek’) helpt niemand. Ook is onze ervaring dat mondelinge informatie-uitwisseling heel goed werkt. Zo beginnen wij een aanbesteding vaak met een startbijeenkomst. Daarin leggen wij aan de marktpartijen uit wat de opdracht precies inhoudt, wat de achtergrond daarvan is en wat de procedurele aandachtspunten zijn. Dat helpt de marktpartijen om de vraagstelling beter en sneller te doorgronden. Vragen die er dan nog zijn kunnen we schriftelijk beantwoorden, maar soms is een mondelinge beantwoording beter (tip 6 uit de handreiking).

Zoals Bouwend Nederland terecht opmerkt is het een hardnekkig misverstand dat met elkaar praten tijdens een aanbesteding uit den boze is. De wet- en regelgeving biedt voldoende mogelijkheden voor mondelinge communicatie, mits dat uiteraard zorgvuldig gebeurt. Wij hebben daar veel ervaring mee, tot tevredenheid van alle betrokken partijen.

Tot slot is de planning van een aanbesteding ook belangrijk, zo komt ook uit de handreiking van Bouwend Nederland naar voren. Wij zorgen altijd voor een reële planning en dat marktpartijen tijdig weten waar zij aan toe zijn. Als er vertraging in het proces optreedt, dan zorgen wij ervoor dat iedereen dat tijdig weet en ook tijdig weet wanneer het proces weer van start gaat. En de markt aan het werk zetten in de vakantie, dat kan echt niet. De planning van een aanbesteding, zeker ook van de aanmeldings- en inschrijvingstermijnen, moet reëel zijn. Als een aanbesteder haast heeft, dan moet hij kritisch kijken naar de tijd die hijzelf nodig heeft voor bijvoorbeeld besluitvorming, maar dat mag niet te koste gaan van de tijd die de markt nodig heeft om de gestelde vraag goed te beantwoorden. Op tijd beginnen met een aanbesteding helpt natuurlijk ook.

Kortom, wij onderschrijven de Handreiking “Betere communicatie bij aanbestedingen” van Bouwend Nederland van harte. Vraag en aanbod bij elkaar brengen doe je samen, dan kan één van beide partijen niet alleen. Alleen wanneer partijen elkaar begrijpen, leidt dat tot een succesvol project. Goede communicatie voorkomt dat de aanbesteding het startpunt is van een traject vol verwarring.

• DEEL OP